Kanban Projektmanagement Methode

Kanban ist eine vielversprechende Methode des agilen Produkt- und Projektmanagements und damit eine spannende Alternative zum Scrum Framework, welches wir euch vor einigen Wochen bereits in einem Magazinbeitrag vorgestellt haben.

Ursprünglich wurde Kanban vom japanischen Automobilhersteller Toyota als Planungs- und Organisationssystem für ihre Produktionsprozesse entwickelt. Die Kanban Methode fand jedoch schnell ihren Weg in das agile Projektmanagement verschiedenster Unternehmen und hat besonders in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen. In diesem Magazinbeitrag möchten wir euch erklären, wie die Kanban Projektmanagement Methode genau funktioniert und weshalb sie so erfolgreich ist.

Das Kanban System ist im Vergleich zu alternativen Methoden des Projektmanagements sehr liberal und besitzt ein relativ simples Regelwerk ohne große Beschränkungen für die einzelnen Teammitglieder. Doch auch agiles Arbeiten mit Kanban kommt nicht völlig ohne Regeln aus. Folgende Grundprinzipien der Kanban Methode solltest du kennen:

1. Visualisierung mit dem Kanban Board

Aus dem Japanischen übersetzt bedeutet Kanban in etwa „Signalkarte“. Dieser Begriff bezieht sich auf einen wichtigen Grundbaustein der Kanban Methode: Die Visualisierung der einzelnen Prozessschritte der Wertschöpfungskette mithilfe des sogenannten Kanban Boards.

Dieses Board ist in drei Spalten aufgeteilt, die jeweils verschiedene Stationen innerhalb des Entwicklungsprozesses darstellen. Der linke Bereich ist für die noch ausstehenden Aufgaben vorgesehen und bekommt daher meist die Überschrift „To do“ oder „Aufgaben“. Alle anfallenden Tasks werden auf Karteikarten oder Notizzetteln festgehalten und diesem ersten Bereich zugeordnet. Hat ein Teammitglied seine bisherigen Aufgaben abgeschlossen, so findet es hier alle ausstehenden Aufgaben übersichtlich aufgelistet und kann sich ohne großen Aufwand die Aufgabe heraussuchen, die zu seinen persönlichen Kompetenzen und individuellen Vorlieben passt.

Hat der Mitarbeiter eine passende Aufgabe gefunden, wird diese in den nächsten Bereich des Boards übertragen. Dieser Bereich nennt sich meist „In Progress“ oder „In Bearbeitung“. Ist eine Aufgabe dieser Spalte zugeordnet, so ist dem Team auf den ersten Blick klar, dass sich bereits jemand um dessen Bearbeitung kümmert. Oftmals finden sich in dieser Spalte zusätzlich zu den einzelnen Aufgaben noch weitere Informationen. Dazu gehört beispielsweise der Ansprechpartner der entsprechenden Aufgabe oder das Datum, an dem die Bearbeitung begonnen wurde. Abschließend finden sich in der rechten Spalte unter der Überschrift „Abgeschlossen“, „Erledigt“ oder „Done“ alle abgeschlossenen Tasks.

Durch die Aufteilung des Kanban Boards in diese drei Bereiche sind alle Aufgaben übersichtlich und transparent visualisiert. Für jedes Teammitglied ist deutlich zu erkennen, welche Aufgaben derzeit überarbeitet werden, welche abgeschlossen wurden und welche Tasks noch offen sind. Je nach Vorliebe des Teams kann das Board übrigens visuell in den Arbeitsräumen vorzufinden sein oder jedem Teammitglied virtuell zur Verfügung gestellt werden. Hierbei ist vor allem wichtig, dass vorher klar abgesprochen und festgelegt wird, welche Variante für dich und dein Team am besten geeignet ist.

2. Begrenzung der Aufgaben

Ein weiteres Grundprinzip der Kanban Methode ist die Begrenzung der zur Verfügung stehenden Karten und der möglichen Aufgaben pro Spalte im Kanban Board. Dieses Aufgabenlimit sorgt dafür, dass nie zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden und deshalb nie ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her geschaltet werden muss. Stattdessen kann das Team während der Arbeitsphase fokussiert Ergebnisse zu einzelnen ausgewählten Aufgaben erzielen. So lässt sich ein gleichmäßiger Workflow gewährleisten und man vermeidet, dass sich unbeliebte Aufgaben lange anstauen.

3. Kontinuierliche Verbesserungen für einen reibungslosen Workflow

Die Grundidee bei der Einführung eines Kanban Systems besteht darin, einen reibungslosen Arbeitsablauf zu ermöglichen. Ziel ist es, dass alle Aufgaben schnellstmöglich und bestenfalls ohne auftretende Probleme abgearbeitet werden können. Damit das ganze System ohne Probleme funktioniert, werden einzelne Bereiche im gesamten Kanban Prozess wie zum Beispiel Warteschlangen oder Zykluszeiten kontinuierlich analysiert und überprüft. Außerdem wird in regelmäßigen Meetings das Feedback des Entwicklungsteams eingeholt. So lässt sich schnell feststellen, an welchen Stellen die agile Arbeit effizient organisiert ist und wo noch Verbesserungspotenzial besteht.

4. Transparente Prozessrichtlinien

Die Kanban Methode legt großen Wert auf Klarheit und Transparenz. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit wissen, was von ihnen erwartet wird und wie sie diese Erwartungen erfüllen können. Das Kanban Board ist der erste Schritt zur Visualisierung der Aufgaben und somit zur Klärung der Erwartungen. Damit sämtliche Beteiligten von denselben Annahmen und Gesetzmäßigkeiten ausgehen, müssen zusätzlich klare Regeln festgelegt und öffentlich besprochen werden. Dazu gehören beispielsweise einheitliche Begriffsdefinitionen, Regeln zur Arbeitsweise und Bestimmungen zur Kommunikation im Team.

5. Leadership auf allen Ebenen

Einige der besten Führungsqualitäten ergeben sich aus der alltäglichen Arbeit des Teams in der Praxis. Es ist also wichtig, Leadership auf allen Ebenen einer Organisation zu fördern: Von der Führungsebene bis hin zum Auszubildenden im ersten Lehrjahr! Kanban funktioniert nur dann, wenn Mitarbeiter auf allen Ebenen Verantwortung übernehmen und auch die ausführenden Teammitglieder sich aktiv für die kontinuierliche Verbesserung der Abläufe einsetzen.

Kanban ist eine spannende agile Projektmethode, die viele verschiedene Vorteile für Teams aus allen Branchen bereithält. Diese Vorteile haben wir hier einmal für dich zusammengestellt.

1. Flexibilität und Qualität

Anhand des Kanban Boards kann sich jeder Mitarbeiter nach der Fertigstellung einer Aufgabe eigenständig neue Tasks heraussuchen. Je nach den eigenen Kenntnissen, Fähigkeiten und Vorlieben kann so jedes Teammitglied die Aufgabe heraussuchen, die ihm am ehesten zusagt und die es optimal erledigen kann. Diese Flexibilität sorgt schließlich für eine hohe Zufriedenheit im Team.

2. Gesteigerte Produktivität und Qualität

Dadurch, dass die Aufgaben immer vom jeweiligen Experten aus einem Bereich übernommen werden, lässt sich ein Höchstmaß an Effizienz und Qualität erreichen. Dass die Teammitglieder sehr autonom arbeiten und sich ihre Aufgaben selbst zuweisen, steigert zudem die Motivation der einzelnen Mitarbeiter. Diese Motivation führt wiederum zu einer höheren Produktivität, Arbeitsgeschwindigkeit und Qualität der Arbeitsergebnisse. Du willst mehr zum Thema Produktivität erfahren? Dann schau dir doch noch folgenden Magazinbeitrag an: 6 Tipps zur Steigerung der Produktivität im Homeoffice.

3. Einen perfekten Überblick mit dem Kanban Board

Anhand des Kanban Boards lassen sich alle Aufgaben übersichtlich und für das gesamte Team transparent darstellen. Mithilfe dieser Visualisierung geht selbst bei komplexen Projekten niemals der Überblick verloren. Alle Aufgaben werden kontrolliert in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet. Aufgaben-Häufungen lassen Probleme schnell erkennbar werden und ermöglichen zügige Reaktionen. Zusätzlich kann man schnell und kostengünstig verhindern, dass wichtige Aufgaben vergessen oder übersehen werden. Zusammengefasst lässt sich mit dem Kanban Board also der Managementaufwand erheblich reduzieren.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass die Kanban Projektmanagement Methode mehr als nur Haftnotizen an der Wand ist und aus gutem Grund in den letzten Jahren enorm an Popularität gewonnen hat. Mithilfe der Kanban Methode lässt sich das Aufgabenmanagement in Projekten enorm verbessern. Da das Kanban System nur wenige feste Regeln kennt, ist es besonders gut für den Einstieg in die agile Arbeitsweise geeignet.

Du möchtest mehr zum Thema Kanban, Scrum oder zu einem der vielen weiteren agilen Projektmanagement Methoden erfahren? Dann schau gern in einem unserer Workshops vorbei! Auch in allen Bereichen des Online-Marketings, der Webentwicklung oder des E-Commerce sind wir neben Kanban der passende Ansprechpartner. Informiere dich jetzt!